En tant que Responsable Administratif, vous travaillez en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe de direction et vous jouez un rôle clé dans l'organisation et le développement de nos établissements.

Vos missions :

Pilotage de l’équipe administrative

Responsable de l’organisation et du bon fonctionnement de l’équipe administrative en garantissant la continuité des services, vous assurez un suivi personnalisé des missions, du secrétariat à la gestion du personnel, et animez l’équipe avec bienveillance et rigueur. Vous veillez à l’épanouissement professionnel de chaque membre en identifiant leurs besoins en formation.

Accompagnement de la direction

Vous apportez un soutien stratégique à l’équipe de direction en participant aux réflexions organisationnelles, à l’anticipation des échéances importantes (budgets, enquêtes, plan de formation, …) et en alertant sur les points de vigilance. Vous contribuez également à la qualité du dialogue social avec les représentants de proximité.

Gestion du personnel

Vous gérez ou supervisez l’ensemble du parcours des salariés : recrutement, gestion des contrats, avenants, paies, arrêts de travail, formation, suivi des dossiers RH. Interlocuteur clé au sein des établissements sur la partie RH, vous informez vos interlocuteurs avec clarté et bienveillance.

Gestion du planning des remplaçants

Vous assurez la coordination et le suivi des plannings des remplaçants, en lien étroit avec la responsable de service. Vous cherchez des remplaçants, recueillez leurs disponibilités, et élaborez leurs plannings.

Cette  mission implique un suivi quotidien des ajustements de planning, une bonne circulation de l’information, ainsi qu’une capacité à alerter en cas de tension ou d’insuffisance de disponibilités.

 Gestion financière et commerciale

Impliqué·e dans le pilotage budgétaire aux côtés de la direction et dans l’optimisation des achats, vous supervisez la gestion administrative en assurant un suivi rigoureux des indicateurs et de la traçabilité des informations.

Démarche qualité et sécurité

En collaboration avec l’équipe de direction, vous coordonnez la mise en œuvre et le suivi de la démarche QSE (Qualité, Sécurité, Environnement), de la certification ISO 9001 et de notre politique RSE. Vous participez à l’amélioration continue des pratiques, à la prévention des risques professionnels et au développement de la culture de la qualité et de la sécurité.

Gestion des flux d’informations

Vous garantissez la circulation fluide et efficace des informations au sein des établissements. Dans un esprit de transparence, vous vous assurez que chaque acteur dispose des bonnes informations au bon moment et veillez à une communication claire et réactive, tant en interne qu’en externe (avec les entreprises, les collectivités, les fournisseurs).

Contribution à la dynamique associative

Acteur clé dans la mise en œuvre du projet d’établissement et l’impulsion d’actions innovantes pour améliorer les pratiques, vous favorisez le bien-être des personnes accompagnées et des salariés, en étroite collaboration avec les services du siège.

Ce que nous vous proposons :

• Un poste en CDI à temps plein, avec une prise de poste prévue dès que possible
• Un projet associatif ambitieux, porteur de sens et de valeurs
• Un parcours d’intégration personnalisé et des actions régulières de formation continue pour soutenir votre développement professionnel
• La possibilité de télétravailler après 6 mois d’ancienneté
• Des avantages sociaux : mutuelle et prévoyance (50% pris en charge par l’employeur), Comité Social et Economique (chèques cadeaux, réductions tarifaires, …).
• Des congés d'ancienneté et le maintien de salaire en cas de maladie après 1 an d'ancienneté

Nous recherchons une personne dynamique sachant gérer les priorités et assumer un poste à responsabilités, prête à développer de nouvelles compétences tout en partageant les siennes. 

• Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau 6 (BAC +3 minimum) 
• Vous disposez d’une expérience réussie en gestion administrative de 2 ans minimum sur un poste à responsabilités, idéalement dans le secteur social ou médico-social
• Vous êtes rigoureux·se, organisé·e, souriant·e, à l’écoute et réactif·ve, vous appréciez le contact humain et le travail en équipe
• Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes capable d’apprendre rapidement l’utilisation de nouveaux logiciels
• Vous avez à cœur de respecter les droits des personnes vulnérables et d’apporter une qualité de service exemplaire
• La connaissance des financements publics (CAF, MDPH, etc.) et de l’environnement réglementaire est un plus